Depuis l’avènement du Covid et le confinement de ce début d’année, les modes de travail ont fortement évolué dans nombre de secteurs d’activité, consacrant une place forte au télétravail et à la visioconférence. Vous êtes donc contraint, en tant que chef d’entreprise, tout comme vos salariés, de vous adapter à ces nouvelles façons de travailler, surtout en cette rentrée placée sous le signe d’une seconde vague annoncée. Voici donc, pour vous aider à travailler à distance, une présentation de trois des outils de visioconférence les plus populaires du moment.
Skype : une solution efficace à (re)découvrir
Lancée en 2003, Skype fait partie des solutions de visioconférence les plus connues. Ses fonctionnalités se sont étendues au fil des années, passant d’un simple outil dédié aux appels téléphoniques à une application aujourd’hui bien plus complète, pouvant gérer aussi bien les conversations audio que des réunions vidéo rassemblant jusqu’à 50 personnes. De manière simple et gratuite.
Comment fonctionne Skype ?
Rachetée en 2011 par Microsoft, Skype est aujourd’hui disponible pour Android, iOS, Windows et macOS. En pratique, l’utilisateur peut soit installer l’application dédiée (sur son appareil mobile ou sur son poste fixe), soit se rendre sur le portail « Skype Meet Now », proposé par l’éditeur, qui permet d’organiser une réunion vidéo sans inscription ni téléchargement.
Pour lancer une visioconférence à partir de l’application, il vous suffit de vous rendre dans l’onglet « Réunion » et de cliquer sur le bouton « + », situé en haut à droite, pour inviter d’autres participants. Sur le portail « Skype Meet Now », il vous suffit d’appuyer sur « Créer une réunion gratuite » pour générer un lien personnalisé et l’envoyer aux autres participants. Ces derniers pourront alors rejoindre la réunion en cliquant sur le lien que vous leur avez communiqué.
Quelles sont les autres fonctionnalités proposées ?
En plus de pouvoir réunir jusqu’à 50 personnes en mode visioconférence, Skype offre à ses utilisateurs des fonctionnalités complémentaires et pratiques, telles que le sous-titrage et la traduction en temps réel, le partage d’écran ou encore l’enregistrement et le transfert des appels effectués.
Sans oublier, enfin, le service de messagerie instantanée, qui peut être utilisé seul ou en parallèle des conférences audio/vidéo organisées.
Bon à savoir : la messagerie instantanée intégrée dans Skype permet également de partager des pièces-jointes, des slides ou tout autre document (texte, image…), que chaque participant aura la possibilité de modifier.
Zoom : une application simple et intuitive
Développée pour l’univers professionnel, Zoom fait aujourd’hui partie des solutions les plus populaires au monde. Et pour cause, puisqu’elle offre à ses utilisateurs une prise en main intuitive, et ce depuis n’importe quel appareil (fixe ou mobile). Si l’inscription sur le portail dédié est gratuite, certaines fonctionnalités sont néanmoins réservées à la version payante de l’outil.
Comment fonctionne Zoom ?
Une fois l’inscription finalisée, vous pouvez installer l’application adaptée à votre système d’exploitation (Windows, macOS ou Linux) ou à votre appareil mobile (Android ou iOS) et vous y connecter en renseignant votre identifiant et votre mot de passe.
Bon à savoir : lorsque vous utilisez votre adresse mail professionnelle pour vous inscrire sur Zoom, l’application pourra retrouver tous vos collaborateurs utilisant déjà l’outil et se synchroniser avec votre agenda Google ou Office 365. Pour créer une réunion vidéo, vous devez vous rendre dans l’onglet « Accueil » et cliquer sur « Nouvelle réunion ». Grâce au bouton « Inviter », proposé dans la barre d’outils située en bas de la fenêtre, vous pouvez ensuite convier d’autres participants. Pour vous connecter à une réunion déjà existante, il vous suffira de cliquer sur le lien envoyé par l’organisateur.
Microsoft Teams : un outil intégré dans la suite Office
Lancé en mars 2017, Teams regroupe les fonctionnalités de plusieurs applications Microsoft dédiées aux professionnels (Skype Entreprise, SharePoint, Exchange…). Intégré dans la suite Office 365, Teams n’est pas seulement un outil de visioconférence mais représente davantage une plate-forme collaborative personnalisable, à la fois complète et pratique.
Comment fonctionne Teams ?
Pour utiliser Teams, vous devez vous rendre sur le portail dédié. Si vous disposez déjà d’un compte Microsoft Office 365, vous pouvez vous connecter directement en renseignant vos identifiants. Sinon, cliquez sur « Inscrivez-vous » pour accéder à la version gratuite de l’outil.
Bon à savoir : si vous disposez d’un abonnement Office 365, vous pouvez utiliser Teams directement depuis le portail en ligne ou grâce à l’application mobile ou desktop dédiée. Pour les utilisateurs de la version gratuite, l’installation de l’application est, en revanche, obligatoire.
Une fois connecté au service, vous pouvez commencer à organiser votre plate-forme en créant, par exemple, des équipes de collaborateurs. Pour lancer une visioconférence, rendez-vous ensuite dans l’onglet « quipes» et cliquez sur « Démarrer une réunion» pour convier les participants, ou passez par l’onglet « Calendrier » et sélectionnez « Rejoindre maintenant». Teams vous proposera, dans un second temps, d’inviter les participants grâce au menu affiché sur le côté droit de l’écran.
Quelles sont les autres fonctionnalités proposées ?
Au-delà du service de visioconférence, Microsoft Teams comprend de multiples fonctionnalités complémentaires : appels audio, messagerie instantanée, stockage et transfert de fichiers, création de groupes de travail et d’espaces de discussion distincts (appelés « canaux »), possibilité de travailler en mode coédition sur des documents partagés… Autant d’outils au service d’une collaboration en temps réel, et ce même à distance.
