A l’approche de la saison estivale, il vous revient, en tant qu’employeur, d’organiser le départ en congés de vos salariés. Pour ce faire, vous devez bien maîtriser le calendrier et les règles, parfois techniques, que vous impose le Code du travail et, le cas échéant, les accords collectifs (accord d’entreprise, convention collective…) qui vous sont applicables. L’occasion de faire un point sur les différentes étapes que vous devez suivre pour organiser les congés d’été 2019 dans votre entreprise.
LE CALCUL DES DROITS À CONGÉ DE VOS SALARIÉS
Vous devez commencer par calculer les droits aux congés payés de chacun de vos salariés. Pour ce faire, vous devez appliquer une règle simple : vos salariés acquièrent 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois travaillé du 1er juin 2018 au 31 mai 2019 (période dite de référence »), soit, au total, 30 jours ouvrables. Et ce, quelle que soit la durée de leur temps de travail (temps partiel ou temps complet), la nature e leur contrat (CDI ou CDD) et leur ancienneté dans l’entreprise. Dès lors, au 31 mai 2019, vous pourrez calculer définitivement les congés payés que vos salariés pourront prendre, en principe, entre le 1er mai 2019 et le 31 mai 2020.
Attention toutefois : un accord d’entreprise ou, à défaut, votre convention collective peut prévoir une période de référence différente, par exemple, du 1er janvier au 31 décembre. Par ailleurs, si vous relevez d’une caisse de congés payés, cette période s’étend du 1er avril au 31 mars.
D’autre part, votre convention collective peut aussi prévoir des jours de congés supplémentaires. Il est donc primordial que vous la consultiez avant de vous atteler à l’organisation des congés payés d’été 2019. Autre point important à connaître : les jours ouvrables correspondent aux jours de la semaine, hormis le jour de repos hebdomadaire (généralement le dimanche) et les jours fériés légaux non travaillés dans l’entreprise. Toutefois, en tant qu’employeur, vous pouvez préférer comptabiliser les congés payés de vos salariés en jours ouvrés, qui correspondent aux jours travaillés dans l’entreprise (généralement du lundi au vendredi). Dans ce cas, vos salariés acquièrent 25 jours ouvrés de congés payés par an.
DES PÉRIODES QUI COMPTENT POUR ACQUÉRIR DES CONGÉS
Certaines périodes non travaillées constituent du temps de travail effectif et doivent donc être prises en compte dans le calcul des congés payés. C’est notamment le cas du congé de maternité et de paternité ainsi que des arrêts de travail consécutifs à une maladie professionnelle ou un accident du travail. En revanche, les juges estiment que les arrêts de travail liés à une maladie ou un accident non professionnel ne donnent pas droit aux congés payés. A ce titre, il faut toutefois préciser que pour des raisons de simplicité, un mois de travail effectif correspond à 4 semaines. Aussi, les absences de courte durée du salarié n’auront pas d’effet sur l’acquisition des congés payés.
LA PÉRIODE DE PRISE DES CONGÉS PAR VOS SALARIÉS
La période durant laquelle vos salariés pourront poser leur congé principal (congé d’été) est d’abord définie par un accord d’entreprise. En l’absence d’un tel accord, il faut vous référer à votre convention collective. Et si celle-ci est muette sur le sujet, il vous revient de fixer la période des congés, le cas échéant, après avoir consulté vos représentants du personnel. Sachez toutefois que cette période doit au moins s’étendre du 1er mai au 31 octobre 2019.
De plus, vos salariés doivent être informés de la période de prise des congés
au moins 2 mois avant son ouverture.
Précision importante : vous pouvez aussi faire le choix de fermer votre entreprise pendant une partie de l’été et, en conséquence, d’imposer à vos salariés de prendre leurs congés payés à ce moment. Dans ce cas, vous devez prendre soin de consulter préalablement vos représentants du personnel.
LES DATES DE DÉPART EN CONGÉ DE VOS SALARIÉS
Là encore, l’ordre des départs en congé – permettant de définir les dates de prise de congés de chacun de vos salariés – est fixé, en priorité, par un accord d’entreprise (ou d’établissement) ou, à défaut, par votre convention collective. Et si ce n’est pas le cas, c’est aussi à vous qu’il revient d’établir le planning des congés de vos salariés. Dans ce cadre, vous devez tenir compte de leur situation familiale, de leur ancienneté dans l’entreprise et de leurs activités éventuelles chez d’autres employeurs. Sachant que lorsque 2 de vos salariés sont mariés ou pacsés ensemble, ils ont droit à un congé simultané.
Vos salariés doivent ensuite être informés, par affichage, courrier ou note de service de l’ordre des départs en congé au moins un mois à l’avance. Et, sauf en accord avec eux ou circonstances exceptionnelles (remplacement d’un salarié brusquement décédé, par exemple), vous ne pouvez modifier ces dates moins d’un mois avant leur départ (un délai différent pouvant être fixé par un accord d’entreprise ou votre convention collective).
Comment les salariés sont-ils rémunérés pendant leurs congés ?
Le calcul de la rémunération des salariés pendant leurs congés payés peut s’effectuer selon deux modalités. Étant précisé que vous devez appliquer pour chaque salarié celle qui lui est la plus favorable.
Ainsi, l’indemnité versée peut être égale soit à 1/10e de sa rémunération brute totale perçue au cours de la période de référence (généralement du 1er juin 2018 au 31 mai 2019), soit au montant de la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait continué à travailler (règle dite du « maintien de salaire »). En pratique, la première modalité sera privilégiée notamment pour un salarié ayant connu une baisse récente de sa rémunération (passage à temps partiel, par exemple).
Point important : les jours de congés payés acquis, mais non pris par les salariés en raison de la rupture de leur contrat de travail, doivent donner lieu à une indemnité compensatrice. Celle-ci est due quel que soit le motif de la rupture, y compris en cas de licenciement pour faute grave.
