Chaque mois, les employeurs déclarent à l’administration les rémunérations qu’ils versent à leurs salariés et calculent le montant des cotisations sociales dont ils sont redevables. De même, il appartient aux travailleurs indépendants de faire connaître leurs revenus professionnels servant de base au calcul de leurs cotisations sociales personnelles. Par la suite, l’Urssaf est amenée à réaliser des contrôles a posteriori de ces déclarations. Présentation de cette procédure redoutée par les chefs d’entreprise.
L’objet et l’étendue du contrôle
Lors de ses contrôles, l’Urssaf s’assure de la bonne application de la législation de Sécurité sociale et de l’exactitude du montant des cotisations et contributions versées par le cotisant. Elle est habilitée à contrôler la conformité des déclarations et des paiements des cotisations de Sécurité sociale ainsi que, notamment, des cotisations d’assurance chômage et de la cotisation AGS.
La période vérifiée comprend les 3 années civiles précédant le contrôle et l’année en cours (pour les travailleurs indépendants, le contrôle porte sur les 3 années civiles précédentes lorsqu’il est réalisé après le 30 juin. Sinon, il porte sur les 3 années civiles précédant l’année précédente !). Cette période pouvant être portée aux 5 années civiles précédentes et à l’année en cours en cas de constatation d’une infraction de travail illégal.
Le contrôle sur place
L’Urssaf peut d’abord procéder à un contrôle sur place. Il consiste pour un inspecteur du recouvrement à vérifier que le cotisant respecte la législation de Sécurité sociale en s’installant dans les locaux de l’entreprise. À moins qu’elle ne suspecte une situation de travail dissimulé, l’Urssaf doit alors obligatoirement adresser un avis de contrôle au cotisant au moins 15 jours avant la date de la première visite de l’inspecteur.
Un avis qui, sous peine d’entraîner la nullité du contrôle, doit obligatoirement mentionner :
– la date du contrôle ;
– l’existence d’une Charte du cotisant contrôlé, l’adresse internet où elle est consultable et la possibilité pour le cotisant de demander à ce que ce document lui soit remis ;
– le droit de se faire assister du conseil de son choix pendant les vérifications.
En pratique, l’avis de contrôle précise aussi l’identité de l’inspecteur et la liste des documents à mettre à sa disposition comme les bulletins de salaire et les contrats de travail.
Une fois dans l’entreprise, l’inspecteur est autorisé à consulter tous les documents sociaux, fiscaux, juridiques et comptables nécessaires au contrôle tels que les déclarations sociales nominatives, le registre du personnel, les avis d’imposition ou bien encore les comptes de résultats. Il peut même interroger les salariés pour connaître, entre autres, leur identité, leur adresse, la nature des activités qu’ils exercent ainsi que le montant de leur rémunération.
Le contrôle sur pièces
Une procédure de contrôle sur pièces peut aussi être mise en œuvre à l’égard des entreprises de moins de 11 salariés. Il s’agit d’un contrôle se déroulant, cette fois, dans les locaux de l’Urssaf et non pas dans ceux de l’entreprise.
Le contrôle sur pièces étant une procédure de contrôle Urssaf à part entière, il ouvre droit aux mêmes garanties que celles qui ont cours pour le contrôle sur place. Ainsi, le cotisant doit recevoir un avis de contrôle qui précise notamment les documents et informations à communiquer à l’organisme de contrôle ainsi que la date limite de transmission de ces documents. Et attention, car si le cotisant omet d’adresser les éléments demandés ou si l’examen des pièces impose d’autres investigations, ce contrôle sur pièces peut être suivi d’une procédure de contrôle sur place, généralement plus lourde.
La durée du contrôle
Les contrôles de l’Urssaf menés auprès d’un employeur rémunérant moins de 20 salariés ou d’un travailleur indépendant ne peuvent s’étendre sur plus de 3 mois, période comprise entre le début effectif du contrôle et la lettre d’observations. Cette durée peut néanmoins être prorogée une fois à la demande expresse du cotisant ou de l’Urssaf, lorsque des circonstances exceptionnelles nécessitent un délai plus long. La durée totale du contrôle ne peut excéder 6 mois. Étant précisé que cette durée maximale ne s’applique pas dès lors que le contrôle en cours fait état d’une situation de travail dissimulé, d’un obstacle à contrôle, d’un abus de droit, d’une comptabilité insuffisante ou de documents inexploitables.
L’issue du contrôle
Quand le contrôle est terminé, l’agent de l’Urssaf adresse au dirigeant un document, daté et signé, intitulé « lettre d’observations ». Un document qui doit indiquer notamment l’objet du contrôle, les documents consultés, la période vérifiée, le cas échéant, la date de fin du contrôle, le délai de 30 jours qui est accordé au cotisant pour répondre aux observations de l’Urssaf, ainsi que la possibilité de se faire assister par un conseil pour rédiger une réponse.
Cette lettre peut faire état :
– d’une absence totale d’observations en cas de bonne application de la législation ;
– d’observations sans régularisation auxquelles le cotisant doit se conformer à l’avenir ;
– d’un redressement de cotisations, c’est-à-dire de sommes à payer par le cotisant, une mise en demeure l’invitant à régulariser sa situation lui étant alors adressée ultérieurement ;
– d’un trop versé de l’entreprise, l’Urssaf imputant ce crédit sur la prochaine échéance des cotisations dues ou procédant à son remboursement dans un délai de 4 mois maximum.
L’absence d’observations valant, en principe, accord tacite des pratiques ayant donné lieu à vérification. L’issue rêvée !
